Comment utiliser le Fichier de Noël

Nous vous prions de lire attentivement les instructions ci-dessous avant de nous faire parvenir vos inscriptions.

Prendre le temps de lire attentivement les instructions ci-dessous vous épargnera beaucoup de temps et vous évitera bien des frustrations dans les semaines à venir et aidera votre organisation et le Fichier à aider le plus de personnes possibles.


VOUS POUVEZ NOUS FAIRE PARVENIR LES INSCRIPTIONS PAR COURRIEL, PAR TELECOPIEUR OU PAR LA POSTE. CI-DESSOUS SONT LES DIRECTIVES À SUIVRE POUR CHACUNE DES MÉTHODES.

Premièrement, voici les instructions qui s'appliquent à toutes les organisations pour toutes les inscriptions

 

  • Si votre organisation est aussi un membre de Fonds de Noël de La Gazette, n'envoyer pas la même liste de noms à La Gazette et au Fichier car ceci crée de la confusion et produit du travail supplémentaire inutile pour tout le monde. Vous pouvez quand même nous faire parvenir des noms supplémentaires et ceux que vous avez parvenir à La Gazette nous serons envoyés par celle-ci.
  • À cause du volume des inscriptions et pour des raisons techniques, nous n'acceptons que les inscriptions envoyées sur les formulaires ci-dessous.
  • Le code postal est un élément essentiel pour toute inscription. Les inscriptions sans code postal ne pourront pas être vérifiées. Consulter le Répertoire des codes postaux canadiens (disponible dans les bureaux de poste) ou le www.postescanada.ca ou le canada411.ca afin de trouver les codes postaux manquants.
  • Nous vous suggérons de demander à vos clients une pièce d'identité fournie par le gouvernement pour avoir les bonnes informations.
  • Le Fichier de Noël est organisé de façon à déceler les dédoublements selon l'adresse, y compris le numéro d'appartement. Il peut donc arriver que certaines inscriptions, notamment celles des colocataires, qui ne sont pas en réalité des dédoublements, soient rejetées par le Fichier. Une façon d'éviter ce problème est de faire seulement une inscription par adresse en indiquant le nombre total d'adultes/enfants au foyer, lesquels pourraient tous ensemble partager un panier plus volumineux. (Voir les exemples ci-bas)
  • Il est également très utile d'inclure le nom du/de la conjoint(e) pour éviter des dédoublements.
  • Pour chacune des listes que vous nous faites parvenir, nous vous enverrons un rapport des inscriptions rejetées. SVP prenez connaissance du guide COMMENT LIRE LES RAPPORTS DU FICHIER pour voir les différentes interprétations (ceci vous sera envoyé avec votre premier rapport et est aussi disponible sur notre site Internet
  • Le Fichier de Noël fait appel à la participation de tous, en proposant une contribution minimum de 25$ de la part de chaque groupe utilisateur, ou, pour les groupes faisant plus de 250 inscriptions, une contribution de 10¢ par inscription. Cette contribution sert à défrayer les frais de fonctionnement du Fichier.
  • Communiquez-nous les noms de vos bénéficiaires seulement quand vous êtes certains de pouvoir les aider. Si vous attendez des fonds, assurez-vous que ceux-ci soient confirmés avant de nous faire parvenir vos listes. En inscrivant un bénéficiaire sans être certain de pouvoir l'aider, vous risquez de le pénaliser lui et sa famille, en l'empêchant de bénéficier de l'aide éventuelle d'un autre organisme.

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