Comment utiliser le Fichier de Noël
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Vous pouvez nous faire parvenir les inscriptions par
courriel, par télécopieur ou par la poste.
À cause du volume des
inscriptions et pour des raisons techniques,
nous n'acceptons que les
inscriptions envoyées sur les formulaires ci-dessous.
Nous vous prions de lire attentivement les instructions ci-dessous
avant de nous faire parvenir vos inscriptions.
Veuillez notez que si votre organisme a des clients qui bénéficient
du Fonds de Noël de la Gazette, leur nom nous est communiqué par la Gazette. Questions? Vous pouvez nous contacter par courriel pendant les mois de novembre et de décembre. Vous pouvez également composer le 514.842.3351 pour plus de renseignements. Veuillez noter que le Fichier de Noël fait appel à la participation de tous, en proposant une contribution minimum de 25$ de la part de chaque groupe utilisateur, ou, pour les groupes faisant plus de 250 inscriptions, une contribution de 10¢ par inscription. Cette contribution sert à défrayer les frais de fonctionnement du Fichier. |
Inscriptions par courriel
Veuillez télécharger et compléter ce document Excel. Vous pouvez envoyer un maximum 300 noms à la fois, mais vous pouvez envoyer autant de listes de 300 noms que vous désirez. Il est important que vous nous envoyiez chaque nom une fois seulement. Sauvegardez alors chaque liste de 300 noms (ou moins) sous un nom de fichier différent et n'ajoutez pas de noms à une liste préalablement envoyée. Il est important de respecter les colonnes telles qu'indiquées, ex : pour l'appartement 1A, il faut inscrire le «1» dans la colonne «App. no» et le «A» dans «App. lettre» ; pour les adresses, il faut inscrire le chiffre dans la colonne «No de porte» et non avec le nom de la rue. Ainsi, pour l'adresse «23, avenue des Érables», le «23» s'inscrit dans la colonne «No de porte», et «des Érables» dans la colonne «Rue».
Voici un exemple de fichier rempli correctement.
Inscriptions par télécopieur ou par la poste
Télécharger, imprimer, et prendre des copies de ce formulaire. Un délai de 48 heures sera nécessaire afin de compléter le traitement de ces données.
Voici un exemple de formulaire correctement complété.
Pour toutes les inscriptions
Veuillez noter que le code postal est un élément essentiel pour le traitement des inscriptions. Les inscriptions sans code postal ne pourront pas être acceptées. Vous pouvez consulter le Répertoire des codes postaux canadiens (disponible dans les bureaux de poste) ou le www.postescanada.ca afin de trouver les codes postaux manquants. Il est également très utile d'inclure les numéros de téléphone et le nom du/de la conjoint(e).
Notre rapport vous sera communiqué par télécopieur. Prière de toujours indiquer votre numéro de télécopieur afin de nous permettre de vous répondre le plus rapidement possible.
Recommandations d'ordre général
• Le Fichier est un service destiné aux organismes. Nos bénévoles ne sont pas en mesure de répondre aux demandes des particuliers. Ces derniers peuvent s'adresser au Centre de référence du Grand Montréal au 514.527.1375.
• Communiquez-nous les noms de vos bénéficiaires seulement quand vous êtes certains de pouvoir les aider. Si vous attendez des fonds, assurez-vous que ceux-ci soient confirmés avant de nous faire parvenir vos listes. En inscrivant un bénéficiaire sans être certain de pouvoir l'aider, vous risquez de le pénaliser lui et sa famille, en l'empêchant de bénéficier de l'aide éventuelle d'un autre organisme.
• Veuillez prendre note que le Fichier de Noël est organisé de façon à déceler les dédoublements selon l'adresse (y compris le numéro d'appartement). Il peut donc arriver que certaines inscriptions, notamment celles des colocataires, qui ne sont pas en réalité des dédoublements, soient rejetées par le Fichier. (Une façon d'éviter ce problème est de faire seulement une inscription par adresse en indiquant le nombre total d'adultes/enfants au foyer, lesquels pourraient tous ensemble partager un panier plus volumineux. (Voir les exemples ci-haut)
• Nous vous prions donc de porter une attention particulière aux listes des inscriptions rejetées que le Fichier vous communique, afin de déterminer si vous donnerez un panier ou non. Ces listes indiquent toujours l'inscription précédente en faveur de laquelle la nouvelle inscription a été rejetée. Avec cette information, votre organisme sera en mesure de porter un jugement concernant la validité de la demande.
• Le rôle du Fichier se limite à vous fournir des renseignements-c'est toujours l'organisme qui décide de donner un panier ou non.
• Confidentialité - Dans un esprit de respect pour la confidentialité des renseignements personnels, nous recommandons que les organismes utilisateurs du Fichier s'assurent que leurs bénéficiaires soient avisés que leur nom sera communiqué pour vérification. Il serait souhaitable, dans la mesure du possible, que vous ayez leur consentement par écrit.