Rédiger et mettre en place un Guide de gestion des ressources bénévoles

Pourquoi un guide de gestion des ressources bénévoles?

Pour faciliter d'une part, le travail de la coordination des bénévoles et des autres personnes responsables des ressources bénévoles, en mettant un cadre plus clair quant aux procédures de gestion des ressources bénévoles; et d'autre part, pour formaliser l'engagement inestimable de nos bénévoles, en les incluant dans les politiques et procédures de l'organisme, au même titre que les employées. Pour que les procédures soient respectées, elles doivent être communiquées aux bénévoles, mais également à l'ensemble des employées.

Afin, de pouvoir :

  • Planifier et organiser le Service des bénévoles afin d'en assurer son efficacité et sa pérennité;
  • Définir de manière générale la philosophie de l'organisme en matière de gestion des ressources bénévoles, dans le cadre de la réalisation de sa mission et la faire connaître aux employés et aux bénévoles;
  • Favoriser l'intégration des bénévoles dans les différentes actions de l'organisme et contribuer ainsi au développement et au maintien d'un sentiment d'appartenance;
  • Aider les bénévoles à développer des compétences et aptitudes, tant professionnelles que personnelles;
  • Donner un sens, rassembler et unifier les actions individuelles et collectives par la clarification des rôles et des attentes;
  • Créer un environnement visant à favoriser la satisfaction au travail afin d'améliorer la qualité des services offerts.


2. Qui est responsable de l'application du guide de gestion?

La mise en application des procédures de gestion des ressources bénévoles n'est pas l'affaire d'une ou deux personnes, car tous les individus et composantes de l'organisme ont un rôle majeur à jouer dans l'amélioration de la qualité de vie au travail et dans la réalisation de la mission. Le coordonnateur des bénévoles, en partenariat avec les autres responsables des bénévoles veillent donc à l'application du guide de gestion, ainsi qu'à son actualisation continue.

 

3. Comment utiliser le guide modèle?

Le guide a été élaboré de façon à non seulement suggérer des politiques et procédures de gestion des ressources bénévoles, mais également de permettre au coordonnateur de comprendre pourquoi ces pratiques ont été mises en place.

Vous trouverez donc les objectifs pour chacun des volets suggérés, afin de mieux pouvoir adapter ces procédures à votre propre réalité. Vous pouvez en enlever, en ajouter ou tout simplement les modifier. Ce modèle ne prétend pas être parfait, mais se veut un cadre pour vous aider à rédiger votre guide de gestion.

Vous trouverez dans ce modèle les aspects suivants :

  • La mission et les objectifs de l'organisme
  • Les objectifs de votre service de bénévolat
  • Les grands principes de gestion
  • Volet dotation 
  • Volet accueil et intégration 
  • Volet évaluation
  • Volet formation
  • Volet reconnaissance

Vous trouverez tous les outils de gestion suggérés dans ce modèle de guide, dans cette même boîte à outils. Vous pourrez ainsi y insérer ceux qui répondent le mieux à vos besoins et à votre réalité.

  • Questionnaires d'entrevue
  • Charte du bénévolat
  • Convention d'engagement réciproque
  • Code d'éthique du bénévole
  • Grilles d'évaluation
  • Etc.

Bonne rédaction!

 

Téléchargez Créer un guide de gestion et les annexes incluses dans la Boîte à outils.

Cette Boîte à outils vous servira à la fois de documents modèles à annexer aux deux guides que nous vous proposons, mais également d'outils à utiliser dans vos activités, sans que vous n'ayez à créer de nouveaux guides. Vous ne télécharger donc que les outils qui répondent à vos besoins.

Dans cette Boîte à outils vous trouverez :

Charte, Code d'éthique et entente d'engagement

Le Code canadien du Bénévolat / Synthèse en 2 pages
Évaluation
Recrutement et Sélection