Donnez un visage à votre organisme grâce à... un porte-parole!

porte-parole_marina_orsini.jpg

Le public et les médias détestent avoir affaire à un organisme sans visage, qui ne possède pas une ligne de pensée claire ou qui diffuse des messages incohérents. C'est pourquoi, comme tout organisme, vous avez besoin d'un porte-parole, une personne bien informée qui parle au nom de votre organisation lorsqu'il faut s'adresser aux médias, représenter votre organisation dans une assemblée ou présenter un projet au grand public.

Le rôle d'un porte-parole consiste principalement à :

  • créer un lien constant entre vous et le public;
  • donner une figure à votre organisation dans les événements publics;
  • permettre aux opinions véhiculées par votre groupe d'être connues;
  • être un point unique de contact entre vous et les médias;
  • augmenter la visibilité de votre groupe et améliorer la perception de celui-ci par le public.

Profession porte-parole

Il existe deux sortes de porte-parole. Le porte-parole « officiel » désigné à l'intérieur de l'organisation, et le porte-parole spécifiquement associé à une campagne de communication. Le porte-parole désigné est habituellement issu de l'organisation et s'occupe de représenter votre organisation dans le cadre de ses affaires courantes. Idéalement, on choisira une personne en autorité au sein de votre organisation : le président, le directeur ou un gestionnaire de haut niveau. En effet, un directeur ou un haut responsable est habituellement familier avec les activités de votre groupe, sa philosophie, ses opinions, et il aura également plus de crédibilité auprès des médias. Par contre, si cette personne n'a pas le temps d'assumer les fonctions de porte-parole ou ne se sent pas à l'aise dans ce rôle, il vous faudra désigner une autre personne dédiée à cette tâche.

Le deuxième type de porte-parole est spécifiquement associé à une campagne de communication ou à un projet spécial. Dans un tel cas, on choisira préférablement une personnalité connue et appréciée du public puisque son rôle consiste à donner de la visibilité à votre organisation et à ses projets. Mais attention, la visibilité et la popularité du porte-parole ne doivent pas constituer vos seuls critères de sélection. La personnalité qui endossera le rôle de porte-parole de votre organisation devra être disponible, bien informée et sensible à votre cause.

Il est aussi très important de choisir une personne qui cadre avec votre message et vos valeurs. Par exemple, la comédienne Chantal Fontaine, qui personnifie Virginie à la télé de Radio-Canada, serait un bon choix pour une organisation en lien avec le domaine de l'éducation. Son personnage de professeur la rend attachante, crédible et, surtout, accessible! Par contre, même s'il est très cultivé, l'acteur, animateur et mélomane Edgar Fruitier semblerait sans doute trop « inaccessible » au public dans le cadre d'une campagne sur l'alphabétisation.

On favorisera aussi les personnalités qui ont une expérience de vie liée à votre cause (ex. : une personne ayant surmonté des problèmes d'apprentissage ou qui a les mêmes préoccupations que votre public cible). Leur discours sera d'autant plus convaincu... et convaincant!

Les qualités d'un bon porte-parole

Il ne suffit malheureusement pas d'avoir une bonne diction ou de connaître ses dossiers pour bien tenir son rôle de porte-parole. En effet, on attend d'un porte-parole qu'il soit aussi un excellent communicateur. Il doit donc :

  • s'exprimer clairement;
  • générer de l'intérêt lorsqu'il parle;
  • avoir de la crédibilité;
  • être disponible;
  • avoir idéalement de l'expérience avec les médias;
  • donner la priorité au message;
  • être proche du public.

Prenez donc votre temps pour choisir votre porte-parole afin de vous assurer que celui-ci incarne bien l'image que vous souhaitez projeter.

Controverse, quand tu nous tiens

Les cas de controverse entourant l'utilisation d'un porte-parole sont rares, surtout dans le domaine de l'éducation. Vous ne devriez pas vous en inquiéter outre mesure. Toutefois, on peut tirer une leçon des quelques cas qui ont pu surgir au cours des dernières années : la modestie sied aux porte-parole.

Ainsi, votre porte-parole devrait mettre l'accent sur le message et non sur sa personne. Il évitera donc de se poser en expert ou de se citer en exemple à suivre. Il devrait voir son rôle comme celui d'un messager et laisser aux gens de l'organisation le soin de répondre aux questions délicates ou plus complexes.

Comment utiliser votre porte-parole

Le porte-parole pourra être utilisé de multiples façons. Par exemple, selon sa disponibilité et l'entente conclue avec lui, il pourra :

  • être présent lors des conférences de presse et des événements médiatisés (salons, foires, etc.);
  • donner des interviews aux journalistes dans le cadre d'une campagne de relations de presse;
  • rencontrer le public lors de journées portes ouvertes;
  • faire connaître publiquement son implication auprès de votre organisme;
  • prêter son visage à des publicités;
  • signer une chronique dans un bulletin;
  • etc.

Dans d'autres occasions, assurément le plus souvent, il sera la personne toute désignée pour :

  • développer un réseau de contacts qui puisse être éventuellement utile;
  • donner des conférences sur des sujets connexes aux activités de votre groupe, ce qui le situera comme un expert en son domaine (et vous aussi!);
  • assister à des formations et des conférences pour approfondir ses savoirs, tout en développant son réseau.

Lorsque votre porte-parole rencontrera les médias, pensez à votre visibilité. Placez votre logo ou vos couleurs bien en évidence sous forme de poster, de bannière ou autre afin que l'on associe facilement votre organisation à votre porte-parole.

Comment soigner votre porte-parole

L'utilisation d'un porte-parole, surtout s'il provient de l'extérieur de votre organisation, représente un investissement de la part de votre organisation. Il faut donc vous assurer d'en tirer un maximum de bénéfices. Plusieurs voies existent afin de former votre porte-parole et le soutenir dans ses actions :
La formationUne fois que vous aurez choisi votre porte-parole, il faudra vous assurer qu'il connaît bien votre organisme. Fournissez-lui de la documentation, invitez-le à vous visiter, présentez-lui les membres de votre organisation et, surtout, assurez-vous qu'il comprenne bien vos objectifs et vos orientations. Quelques rencontres préparatoires seront sans doute nécessaires pour que vous et votre porte-parole soyez sur la même longueur d'onde!Le soutienNe perdez pas de vue que les fonctions de porte-parole sont très exigeantes. Ne négligez donc pas de l'appuyer dans ses démarches. Après tout, il travaille pour vous! · Préparez avec soin ses apparitions publiques ou ses rencontres avec les médias. Indiquez-lui à qui il devra s'adresser, quels sont les objectifs de cette activité et révisez ensemble votre programme.· Préparez-lui du matériel dont il puisse se servir pour élaborer ses idées : recherches récentes, discours précédents, etc. Il peut aussi être utile de lui fournir des notes comprenant certains faits ou statistiques importantes qu'il pourra consulter lorsqu'il prendra la parole.· Mettez une personne à sa disposition pour gérer les déplacements, l'agenda, etc., pendant les périodes les plus occupées, afin qu'il n'ait qu'à se préoccuper de bien faire passer votre message.· Fournissez-lui des cartes d'affaires et de la documentation prêtes à distribuer.· Transmettez aux médias des informations à son propos : les médias sauront à qui ils ont affaire, et le porte-parole pourra ensuite faire passer plus facilement son message.Idéalement, votre porte-parole devrait apprécier son expérience de manière à ce qu'il soit ouvert à l'idée de la renouveler. En effet, conserver le même porte-parole longtemps est plus rentable étant donné que : · cela permet au public d'associer plus facilement votre porte-parole au message;· votre message bénéficiera d'un effet de « répétition »;· les médias auront l'occasion de développer une relation privilégiée avec lui.

Il n'est pas toujours facile de choisir un bon porte-parole et d'en maximiser l'impact. Mais il s'agit d'une stratégie de communication qui en vaut la peine, car le porte-parole donnera un visage à votre organisme et multipliera votre visibilité. Si la chimie et le travail d'équipe sont au rendez-vous, les résultats de l'utilisation d'un porte-parole vous surprendront!

Marina Orsini est porte-parole pour le Salon des métiers d'art du Québec.

Source : La Table des responsables de l'éducation des adultes et de la formation professionnelle des commissions scolaires du Québec